Privatlivspolitik - GDPR

Privatlivspolitik

Viborg Floorball Klubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Viborg Floorball Klub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

          Kontaktperson: Lotte Philipsen

          Adresse: Teglmarken 40

          CVR: 29862788

          Telefonnr.: 51 90 91 79

          Mail: l8nielsen@hotmail.com

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • 1) Medlemsoplysninger:
  • 2) Oplysninger om ledere og trænere:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
    • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og evt. bankkontonummer.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn 
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
  • Sociale medier

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • 1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • 2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os
  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [5 år] efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [5 år] efter dit virke er ophørt
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i [5 år] efter arbejdet er ophørt

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Samtykke til brug af portrætbilleder i Viborg Floorball Klub

Som tillæg til vores privatlivspolitik har vi valgt at tilføje klubbens retningslinjer på området om brug af billeder af klubbens medlemmer på internettet.

Situationsbilleder må offentliggøres uden samtykke i henhold til persondataloven. Derimod kræver det samtykke at offentliggøre portrætbilleder, herunder bl. a. holdbilleder. Alle medlemmer i Viborg Floorball kan ved indmeldelse tage stilling til hvorvidt de ønsker at samtykke til dette eller ej.

Alle ”gamle” medlemmer skal ligeledes udfylde denne blanket. Når et medlem samtykker til ovenstående, skriver de under på at foreningen må offentliggøre portrætbilleder med henblik på at beskrive foreningslivet, herunder hold, stævner, arrangementer og events. Billederne kan offentliggøres på forskellige medieplatforme, som foreningens og Facebookside. Billederne vil kun blive udleveret til ekstern brug med særskilt samtykke. Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes ved henvendelse eller meddelelse til foreningens formand.

Overblik over behandling af personlige oplysninger


1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

 

Følgende bestyrelsesmedlemmer

Formand Lotte Philipsen, 5190 9179, l8nielsen@hotmail.com

Kasserer Uffe K. Viborg, 2160 4849, uffechr@gmail.com

Næstformand Stine Lausten, 2926 6494, floorball@stinelausten.dk

Resterende bestyrelsesmedlemmer

Kamilla Laustsen, 2810 3863, kamilla-m-l@hotmail.com
Jesper Bek, 2175 1204, jesperbek@gmail.com
Joanna Dolriis, 3151 4995, joannadolriis@gmail.com

2. Hvad er formålene med behandlingen?

· Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

· Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer

· Indhentelse af børneattester

· Hensyntagen til skader og helbredsforhold

· Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?



Almindelige personoplysninger:

· Navn

· Mailadresse

· Telefon

· Adresse

· Fødselsdato

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

· CPR-nummer

· Oplysninger fra børneattester

4. Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

· Medlemmer

· Ledere

· Trænere

5. Hvem videregives oplysningerne til?

· Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til Floorball Danmark, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri

· Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

a)      Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til 5 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 5 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.

b)      Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

c)      Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke.

 

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer alle digitale personoplysninger på Onedrive.

Oplysninger om børneattester opbevares hos formanden.

Alle udfyldte (papirform) indmeldelsesblanketter opbevares af formanden.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

 

Vores IT system har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.